裁判所書記官ってどんな仕事をしているの？　その2

前回は裁判所書記官のお仕事の中でもメインのお仕事である「調書」についてお話しました。

記録の管理

裁判所書記官のお仕事の一つ。それは事件記録の管理。

事件記録には訴状(刑事だと起訴状・家事だと申立書)や当事者が提出した書類、前回お話した「調書」が入っています。これを「事件記録」と呼んで、それぞれの事件ごとに保管しています。

記録の保管は裁判所書記官のお仕事で、裁判所法という法律で明記されています。

(裁判所書記官)

裁判所書記官は、裁判所の事件に関する記録その他の書類の作成及び保管その他他の法律において定める事務を掌る。

裁判所法60条2項

記録は、事件が進行中だと色々な人が見ます。裁判官や裁判所書記官はもちろん、弁護士、事件の当事者本人、刑事事件なら検察官も見ることがあります。

何が行われたのかが分かる唯一の書類です。

もし、記録を無くしたら、上へ下へ当事者も巻き込んでの大騒ぎになります。「昔なくした人がいたんだよ～」という話も聞いたことあります。提出物は当事者にお願いして、再提出してもらったそうです。

自分が持っている書類がそろっていない、という場合もあります。たとえば、訴えを起こした側（原告）は、自分の書類と相手方（被告）の書類の両方を持っているのに、訴えられた側（被告）が自分の書類をもらっていない、というケースです。そういうときは、原告に頼んで、被告の分の書類も一緒に提出してもらうことになります。

調書はデータで残っていますので調書は大丈夫そうですが、データで残っていない書類もあるんですよね。今現在でも、データにはなっていない書類はあります。そういったものは取り戻せません。

もちろん裁判所書記官は処分を受けるので、裁判所書記官は記録の管理は神経を使っています。

私が裁判所事務官1年生のときに、記録を出したままお昼に外出したら、裁判所書記官から、「ちゃんと記録は片づけないとダメだよ」と言われました。それ以降は、長時間離席をするときは、記録をロッカーに入れるようにしています。

しかし、デジタル化で「書類アップロードで提出」に少しずつ移行していて、記録も電子化するので記録が無くなった！ということも徐々に無くなっていくと思われます。

それでも記録がない！

普段の仕事でも、「あれ？記録はどこ？」という状況になることはあります。

記録を保管しているロッカーに入ってないと、まず裁判官に確認して「持っていない」となると、次に他部署や検察官に貸し出していないかを確認して、それでも見当たらないとなると、だんだん変な汗が出てきます。

執務室での捜索が始まります。

記録と記録の間に挟まっていないか(薄い記録だとそういうことがあります。)
別のロッカーに紛れていないか。別の人が間違えて持っていないか。裁判官のロッカーに入っていないか。

大捜索をします。すると、ほぼ見つかります。

記録が奥に押し込まれてた(記録が薄いと、分厚い記録に押されてロッカーの後ろに曲がって押し込まれていることがある)
持っていないと思っていた裁判官が持っていた。記録の山に埋もれていた(記録が薄いと紛れることがある)

無事に見つかると執務室は、ほっとした雰囲気になります。

地獄の記録対照調査

年に1回以上、記録対照調査(きろくたいしょうちょうさ)という調査があり、「ちゃんと記録はありますよ」という報告をしないといけません。

主任裁判所書記官(略)は、…毎年1回以上定期的に、及び保管者の異動等により事務の引継ぎを行う場合にはその都度、自ら又は保管者等を補助者として事件簿その他の帳簿諸票との対照調査を行い、その結果を所属する裁判所の首席裁判所書記官(略)に書面で報告する。

事件記録の保管及び送付に関する事務の取扱いについてより引用・抜粋

つまるところ、自分の担当している係の事件記録がちゃんとあるか確認して、報告してね、と言っています。

年に1回以上なので、裁判所によって回数が違います。私が経験した裁判所は、簡裁は年に2回、地裁は年に2回、家裁は年に1回でした。

やり方としては、裁判支援システムから、終わっていない事件と終わった事件のデータを出力して、自分の手持ちの記録と照らし合わせて、紛失などがないかをチェックします。これも、部署によって大変さが全く違います。

民事(簡裁も地裁も)は件数が多いのですが、裁判所事務官に手伝ってもらえばそこまで大変ではありません。刑事事件は民事事件と比べると件数が少ないので、一人でもなんとか数えられます。もちろん裁判所事務官に手伝ってもらった方が速いです。

個人的に一番大変だったのが家庭裁判所での記録対照調査。

冊数がやばい。

家裁は同じ当事者が様々な申立てをすることが多く、前の事件でどんなことを話し合ったのかを参考にするために、終了した事件記録を参考としてくっつけて、担当係に引き継がれることが多いのです。

そんなことは知らなかった当時の私。

記録によっては高裁の記録もくっついていたりするので、分厚い記録がヒモでくっついてて記録が連なって…

「ア゛～～～～～！！💢」

とても…大変でした…とても…時間がかかりました…半泣き状態でやりました。終わった記録がくっついている、という家裁独特の在り方に慣れていなかったというのもありますが、とにかく大変でした。

期日指定

しょっちゅう出てくる期日指定。期日指定とは、裁判を開く日時を決めることです。起訴状や、訴状、申立書の内容の確認をして、問題がなければ、期日指定をします。

• 期日は、申立てにより又は職権で、裁判長が指定する。(民訴法93条1項)
• 裁判長は、公判期日を定めなければならない。(刑訴法273条)

というように、裁判長が指定するんですが、日程調整は裁判所書記官の仕事です。

• 当事者と裁判を開く日時を打ち合わせ
• 裁判長に印鑑をもらう

これで初めて「期日が指定された」ということになります。

裁判所書記官が関係者に連絡して日程調整をしているので裁判所書記官の仕事かな？と思われがちですが、厳密には裁判長の仕事です。しかし、実質、印鑑を押してもらうまでは裁判所書記官の仕事になっています。部署によっては、裁判所事務官に任されている仕事でもあります。

裁判所事務官のお仕事シリーズでもお話しましたが、裁判所書記官の代わりに裁判所事務官が当事者と期日のやりとりをする部署もあります。

特に忙しかったり、異動して来たばかりだと、期日指定まで手が回らない裁判所書記官がいるので助かります。

訴状審査

民事事件では、期日指定の前に、訴状審査というものがあります。

訴状審査って何をするの？

【裁判長の訴状審査権】

1　訴状が第百三十四条第二項の規定に違反する場合には、裁判長は、相当の期間を定め、その期間内に不備を補正すべきことを命じなければならない。(以下略)

民事訴訟法137条
※なお、134条2項は「当事者及び法定代理人と請求の趣旨及び原因」というものを書きなさい、と書いてあります。

民事訴訟訴訟規則56条で、「裁判長は、訴状の記載について必要な補正を促す場合には、裁判所書記官に命じて行わせることができる。」

と書いてあるので、補正の連絡は裁判所書記官が行っています。更にいうと、実質、訴状審査は裁判所書記官が行っています。補正(ほせい)とは、不備を直してもらうことです。

訴状受理フロー
新件受理	→	訴状審査	→	直しが必要	→	補正	→	期日指定
			→	直しは不要	→	期日指定

裁判所書記官が訴状を見て、直すべきところがあるかどうかを確認し、問題があれば裁判官と確認しながら、訴状を直してもらうかどうかを決めています。

なので、新件が来たら、裁判所書記官は中身を見て、補正が必要なら当事者に連絡して直してもらいます。期日指定は訴状を補正してもらってからになることがほとんどです。

裁判所書記官が行う仕事の流れとしては、こんな感じ。

なかのひとの経験

少し話が逸れますが、なかのひとの経験をば。

私が裁判所書記官として初めて仕事をした部署で、新件を溜めてしまいました。初めての法廷の立会い、初めての調書作成、郵便で届いた書類の処理などで手一杯で、訴状審査まで手が回りませんでした。

簡単な訴状は処理していったのですが、厚めの訴状などは余裕がなく、そのままになっていました。30日以内に期日を指定しなさいと決められています(民事訴訟規則60条)が、私は、その30日マックスまで訴状審査ができていない新件を何件も溜めに溜めてしまいました。

訴状審査ができていなければ期日指定もできません。30日以内に指定ができなくてもペナルティはないのですが、遅いと当事者も困りますよね。その溜めに溜めた状況を上司が見つけて、その上司や担当裁判官が訴状審査や期日指定を手伝ってくれました。

裁判官が訴状審査をして、OKだったものは上司が期日指定をする、ということをしてくれました。溜まっていた新件がなくなったあとは、なんとか自分でも新件を捌けるようになり、手伝ってもらうことはなくなりました。

「溜める前に言ってね」と、着任時に裁判官からも言われていたのですが…溜めてしまいました。

そういうことを言ってくれる優しい裁判官には、どんどん相談しに行きましょう。きっと力になってくれます。

裁判所書記官もいろいろな仕事をしています。　

裁判所書記官もいろいろな仕事をしています。他にも細かい仕事はいくらでも出てきますが、今回は分かりやすくメインのお仕事についてお話しました。

ひとつひとつの仕事は大変ではなさそうに見えますが、何十件も立て続けに来るので、かなり大変です。初めて裁判所書記官になりました！という人は、私のように新件を溜めがちです。

自分のペースができるまでは大変ですが、周りの人に手伝ってもらいながら頑張ってほしいです。